Jahresbeleg erstellen und prüfen: Schritt für Schritt
Jedes Jahr zum Jahreswechsel steht in Österreich der Jahresbeleg an. Hier lesen Sie, was er ist, bis wann Sie ihn erstellen und prüfen müssen und was für Saisonbetriebe gilt.
Was der Jahresbeleg ist
Der Jahresbeleg ist ein signierter Beleg mit Betrag null. Er hält den Stand des Umsatzzählers Ihrer Registrierkasse zum Jahresende fest. Rechtlich ist er gleichzeitig der Monatsbeleg für Dezember.
Zusammen mit Start-, Monats- und Schlussbeleg sichert er die Belegkette ab. Anders als die übrigen Monatsbelege muss der Jahresbeleg ausgedruckt, geprüft und aufbewahrt werden. Er ist pro Registrierkasse zu erstellen. Sind mehrere Kassen zu einem Verbund zusammengeschlossen, genügt für die Prüfung ein Jahresbeleg pro Verbund.
Bis wann er erstellt sein muss
Der Jahresbeleg entsteht am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag, an dem Sie Umsätze machen, grundsätzlich bis 31. Dezember. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ändert daran nichts.
Silvester dauert oft bis weit nach Mitternacht. Für Betriebe, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, lässt das Finanzministerium den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeit zu, spätestens am nächsten Öffnungstag, wenn dieser zeitnah folgt. Betriebe ohne Sperrstunde können den Beleg vor oder nach Mitternacht erstellen; er soll dann mit dem Jahresabschluss des Kassensystems zusammenfallen.
Wird nach dem Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, ist ein neuer Jahresbeleg nötig.
Schritt für Schritt
- Letzten Umsatz des Jahres abschließen. Alle Tische sind abgerechnet, der letzte Beleg ist gedruckt.
- Jahresbeleg erstellen. Die Kasse erzeugt einen Nullbeleg mit Signatur. Er wird im Datenerfassungsprotokoll gespeichert.
- Ausdrucken. Der Ausdruck ist Pflicht. Um ihn kümmern Sie sich als Unternehmer.
- Prüfen. Spätestens bis 15. Februar des Folgejahres, mit der App „BMF Belegcheck“ oder über den Webservice des Finanzministeriums aus der Kassensoftware.
- Aufbewahren. Legen Sie den Ausdruck sieben Jahre ab, am besten zusammen mit dem Startbeleg.
Denken Sie auch an die Datensicherung: Das Datenerfassungsprotokoll sichern Sie mindestens vierteljährlich auf einen externen Datenträger. Der letzte Beleg der Sicherung ist jeweils der Monatsbeleg des letzten Quartalsmonats, zum Jahresende also der Jahresbeleg.
Prüfen mit der BMF Belegcheck-App
Die App „BMF Belegcheck“ gibt es für Smartphones. Vor der ersten Nutzung schalten Sie sie mit dem Authentifizierungscode frei, den Sie bei der Registrierung der Signatureinheit in FinanzOnline angefordert haben.
Zum Prüfen scannen Sie den QR-Code auf dem ausgedruckten Jahresbeleg. Das Ergebnis erscheint sofort: ein grüner Haken, wenn alles stimmt, ein rotes Kreuz bei einem Fehler. Ist die Prüfung erfolgreich, müssen Sie nichts weiter dokumentieren.
Zeigt die App einen Fehler, klären Sie die Ursache rasch. Die Details sind in FinanzOnline abrufbar und helfen Ihrem Kassenbetreuer bei der Fehlersuche.
Statt mit der App kann die Prüfung auch über den Webservice des Finanzministeriums laufen. Diesen Weg nutzen Kassensysteme, die den Jahresbeleg direkt einreichen. Einen Authentifizierungscode braucht der Webservice nicht.
Saisonbetriebe und geschlossene Monate
Die Sommerhütte schließt im Oktober, der Gastgarten im September. Saisonbetriebe dürfen den Jahresbeleg laut Finanzministerium auch zu Saisonende erstellen, spätestens jedoch, bevor die Tätigkeit im neuen Jahr beginnt. Die Prüfung bis 15. Februar gilt trotzdem.
In Monaten ohne Geschäftstätigkeit brauchen Kassen, die nicht verwendet werden, keinen Monatsbeleg. Die Stilllegung der Kasse zwischen den Saisonen ist weder ein Ausfall noch eine Außerbetriebnahme und muss nicht gemeldet werden.
Wenn der Jahresbeleg fehlt
Ist die Kasse zum Jahresende ausgefallen und der Jahresbeleg deshalb nicht möglich, halten Sie das schriftlich fest. Haben Sie ihn schlicht vergessen, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Kassenbetreuer über das weitere Vorgehen. Wichtig bleibt die Frist für die Prüfung: 15. Februar.
So macht es GASTON
Zum Monatswechsel erstellt GASTON für jede Kasse automatisch den fälligen Monatsbeleg. Der erste Nullbeleg im neuen Jahr schließt den Dezember ab und ist damit der Jahresbeleg. GASTON reicht ihn automatisch zur Prüfung bei FinanzOnline ein. Voraussetzung: In der Verwaltung sind die Zugangsdaten eines FinanzOnline-Webservice-Benutzers hinterlegt und der Server hat Internet. Schlägt die Prüfung fehl, wiederholt GASTON sie und hält das Ergebnis im Protokoll fest. War der Server zum Monatswechsel ausgeschaltet, holt GASTON den fälligen Beleg beim nächsten Lauf nach.
Sie können Nullbelege auch selbst auslösen. In der Kassenverwaltung erstellt die Schaltfläche „Nullbeleg FON“ Nullbelege für alle Kassen, lässt sie bei FinanzOnline prüfen und druckt das Ergebnis am Bondrucker. Im Datenerfassungsprotokoll prüfen Sie jeden Beleg nachträglich und speichern ihn mit QR-Code und Prüfergebnis als Dokument zum Ausdrucken und Ablegen.
Den Ausdruck und die Ablage übernimmt GASTON nicht von selbst. Prüfen Sie im Jänner, ob der Jahresbeleg ausgedruckt und abgelegt ist. Wenn Ihr Server über den Jahreswechsel ausgeschaltet ist, etwa auf der Sommerhütte, erstellen Sie den Jahresbeleg zu Saisonende. Unser Support zeigt Ihnen gern, wie.
Häufige Fragen
Bis wann muss der Jahresbeleg geprüft sein?+
Spätestens bis 15. Februar des Folgejahres, mit der App „BMF Belegcheck“ oder über den Webservice aus der Kassensoftware.
Reicht es, den Jahresbeleg elektronisch zu speichern?+
Das Finanzministerium sieht für Start-, Jahres- und Schlussbelege eine Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht vor. Drucken Sie den Jahresbeleg aus und bewahren Sie ihn sieben Jahre auf.
Brauche ich für jede Kasse einen Jahresbeleg?+
Ja, erstellt wird er pro Kasse. Für die Prüfung genügt bei einem Kassenverbund ein Jahresbeleg pro Verbund.
Mein Betrieb hat im Winter geschlossen. Was gilt?+
Sie dürfen den Jahresbeleg zu Saisonende erstellen, spätestens bevor Sie im neuen Jahr wieder öffnen. Die Prüfung muss bis 15. Februar erledigt sein.
Quellen
- Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, Abschnitt 4.5.7, BMF, 2. Jänner 2026
- Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), § 7 und § 8 – RIS
- BMF Belegcheck-App – BMF
- Prüfung des Registrierkassen-Jahresbelegs – WKO
- Die Registrierkassenpflicht, Steuerinformation Jänner 2026 – WKO
Rechtsstand und Prüfung: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.