RKSV und Registrierkassenpflicht in Österreich
Wer in Österreich bar kassiert, muss ab bestimmten Umsätzen eine Registrierkasse mit Manipulationsschutz verwenden. Hier finden Sie die Grenzen, die Ausnahmen und die Pflichten im laufenden Betrieb im Überblick.
Ab wann Sie eine Registrierkasse brauchen
Die Registrierkassenpflicht gilt je Betrieb, sobald zwei Grenzen überschritten sind: ein Jahresumsatz ab 15.000 Euro netto und davon Barumsätze über 7.500 Euro netto im Kalenderjahr. Erst wenn beide Grenzen erreicht sind, brauchen Sie eine Registrierkasse.
Als Barumsatz zählt nicht nur Bargeld. Auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort, andere elektronische Zahlungen an der Kasse und eingelöste Gutscheine gelten als Barzahlung. In der Gastronomie ist die Grenze damit meist schnell erreicht.
Die Pflicht beginnt nicht am Tag der Überschreitung. Sie gilt ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden. Ein Beispiel der Wirtschaftskammer: Wer die Grenzen im August 2026 überschreitet und monatlich voranmeldet, braucht die Kasse ab 1. Dezember 2026.
Sinkt der Umsatz in einem Folgejahr unter die Grenzen und ist absehbar, dass das so bleibt, fällt die Pflicht mit Beginn des nächsten Kalenderjahres weg.
Ausnahmen und Erleichterungen
Für einige Betriebsformen gibt es Erleichterungen. Seit 1. Jänner 2026 liegt die Umsatzgrenze dafür bei 45.000 Euro netto im Kalenderjahr (bis Ende 2025: 30.000 Euro).
- Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung“): Umsätze, die nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen erzielt werden, etwa an offenen Verkaufsständen. Die Tageslosung darf per Kassasturz ermittelt werden.
- Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten: Keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht bis 45.000 Euro netto im Jahr. Die Bezeichnung als Hütte allein reicht nicht; gemeint sind bautechnisch einfache Gebäude. Mehr dazu im Ratgeber zur Hütte.
- Buschenschanken: bis 45.000 Euro netto und höchstens 14 Öffnungstage im Jahr.
- Kantinen gemeinnütziger Vereine: bis 45.000 Euro netto und höchstens 52 Tage im Jahr.
- Automaten: Einzelumsätze bis 20 Euro brutto.
- Onlineshops: Umsätze, bei denen nicht bar bezahlt wird.
- Vereinsfeste: Bestimmte Umsätze abgabenrechtlich begünstigter Vereine können ausgenommen sein. Klären Sie die Voraussetzungen im Einzelfall.
Umsätze im Freien und Hüttenumsätze werden für die Grenze nicht zusammengerechnet. Betreiben Sie mehrere begünstigte Hütten, zählen deren Umsätze gemeinsam.
Belegerteilungspflicht: Papier oder digital
Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, auch wenn Sie noch keine Registrierkasse brauchen. Auf den Beleg gehören unter anderem Ihr Unternehmen, eine fortlaufende Nummer, das Datum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung sowie der Betrag. Aus der Registrierkasse kommen Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, die Beträge nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code dazu, meist als QR-Code.
Der Gast soll den Beleg mitnehmen. Tut er es nicht, ist das für ihn nicht strafbar.
Der Beleg darf elektronisch sein, etwa per E-Mail oder Download. Er muss dabei direkt mit der Zahlung von der Registrierkasse erstellt und signiert werden und tatsächlich beim Gast ankommen. Ab 1. Oktober 2026 darf der Beleg außerdem auf einem Bildschirm angezeigt werden, der dem Gast zugewandt ist. Der Gast nimmt ihn dann digital mit, zum Beispiel durch Scannen des QR-Codes oder per Foto. Gast und Finanzbehörde können weiterhin einen Papierbeleg verlangen, direkt nach der Zahlung oder bis Geschäftsschluss desselben Tages. Wie Sie den Beleg erteilt haben, muss im Kassensystem dokumentiert sein.
Durchschriften bzw. die Speicherung im Datenerfassungsprotokoll bewahren Sie sieben Jahre auf, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres.
Die Sicherheitseinrichtung
Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse gegen Manipulation geschützt sein. Jeder Barumsatz wird mit einer elektronischen Signatur bzw. einem Siegel einer Signatur- oder Siegelerstellungseinheit versehen und mit dem vorherigen Beleg verkettet. Der Umsatzzähler wird verschlüsselt mitgeführt. Die Signatureinheit erwerben Sie bei einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter.
Inbetriebnahme: Registrierung und Startbeleg
Eine neue Kasse startet mit dem Startbeleg. Spätestens eine Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung müssen Signatureinheit und Kasse in FinanzOnline registriert und der Startbeleg geprüft sein. Geprüft wird mit der App „BMF Belegcheck“ oder über den Webservice des Finanzministeriums, den eine Kassensoftware direkt ansprechen kann. Den Startbeleg drucken Sie aus und bewahren ihn auf.
Monats-, Jahres- und Schlussbeleg
- Monatsbeleg: Am Monatsende wird der Stand des Umsatzzählers als signierter Beleg mit Betrag null gespeichert.
- Jahresbeleg: Der Monatsbeleg für Dezember. Er wird ausgedruckt, bis 15. Februar des Folgejahres geprüft und sieben Jahre aufbewahrt. Die Schritte stehen im Ratgeber zum Jahresbeleg.
- Schlussbeleg: Nehmen Sie eine Kasse planmäßig außer Betrieb, erstellen Sie einen Schlussbeleg, drucken ihn aus oder erstellen ihn elektronisch und bewahren ihn mit dem gesicherten Datenerfassungsprotokoll auf.
Datenerfassungsprotokoll sichern
Im Datenerfassungsprotokoll (DEP) steht jeder Barumsatz mit seiner Signatur. Sie sichern es mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Datenträger. Bei einer Kontrolle muss es für den verlangten Zeitraum exportiert werden können.
Wenn die Signatur ausfällt
Ist die Signatureinheit nicht erreichbar, darf weiter kassiert werden. Auf dem Beleg steht dann „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Nach der Behebung wird ein signierter Sammelbeleg mit Betrag null erstellt, aus dem Beginn und Ende des Ausfalls hervorgehen.
Dauert der Ausfall nicht länger als 48 Stunden, etwa bei Stromausfall oder Wartung, gilt er als vorübergehend. Längere Ausfälle melden Sie ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline, in der Regel binnen einer Woche. Auch das Ende des Ausfalls wird gemeldet. Fällt die ganze Kasse aus, erfassen Sie auf einer anderen Kasse oder schreiben händische Belege mit Zweitschrift und erfassen sie später nach.
Eine Schließung in den Betriebsferien oder zwischen den Saisonen ist kein Ausfall und keine Außerbetriebnahme.
Kontrollen und Strafen
Die Finanzverwaltung kontrolliert mit Nachschauen und Außenprüfungen. Dabei kann ein Beleg mit Betrag null verlangt werden, um die Signatur zu prüfen, und das Datenerfassungsprotokoll wird angefordert.
Wer die Registrierkassenpflicht oder die Belegerteilungspflicht nicht einhält, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit einer Geldstrafe von jeweils bis zu 5.000 Euro. Die Manipulation eines Aufzeichnungssystems kann mit bis zu 25.000 Euro bestraft werden. Fehlt die Sicherheitseinrichtung, droht zusätzlich eine Schätzung der Umsätze.
So unterstützt GASTON
Signatur, Belegprüfung, Jahresbeleg und Exporte für die Prüfung sind in GASTON eingebaut. Monatsbelege erstellt GASTON automatisch zum Monatswechsel, den Jahresbeleg reicht GASTON selbst zur Prüfung bei FinanzOnline ein, wenn Ihre Zugangsdaten für den FinanzOnline-Webservice hinterlegt sind. Registrierung, Ausfall, Wiederinbetriebnahme und Außerbetriebnahme melden Sie aus der Verwaltung. Fällt die Signatureinheit aus, versieht GASTON die Belege mit dem vorgeschriebenen Vermerk und erstellt nach der Rückkehr den Nullbeleg selbst. Die Fiskalisierung gibt es für Österreich und Deutschland.
Häufige Fragen
Zählt eine Kartenzahlung als Barumsatz?+
Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort gelten als Barumsatz, ebenso eingelöste Gutscheine. Überweisungen per Online-Banking zählen nicht dazu.
Darf ich den Beleg nur digital ausgeben?+
Ja, per E-Mail oder Download schon heute, und ab 1. Oktober 2026 auch über einen Bildschirm, von dem der Gast den Beleg scannt. Verlangt der Gast einen Papierbeleg, müssen Sie ihn ausstellen.
Muss ich jeden Ausfall der Signatureinheit melden?+
Nein. Ausfälle bis 48 Stunden gelten als vorübergehend. Längere Ausfälle melden Sie über FinanzOnline, in der Regel binnen einer Woche.
Was kostet ein Verstoß?+
Bis zu 5.000 Euro für Verstöße gegen die Registrierkassen- oder Belegerteilungspflicht, bis zu 25.000 Euro bei Manipulation. Dazu kann eine Schätzung der Umsätze kommen.
Quellen
- Registrierkassenpflicht – Unternehmensserviceportal (USP)
- Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, BMF, 2. Jänner 2026
- Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme – BMF
- Digitaler Beleg statt Kassenzettel – USP
- Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) – RIS
- Barumsatzverordnung 2015 – RIS
- Die Registrierkassenpflicht, Steuerinformation Jänner 2026 – WKO
- BMF Belegcheck-App – BMF
Rechtsstand und Prüfung: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.