Kassensystem wechseln: Checkliste in 7 Schritten
Ein Kassenwechsel darf den Betrieb nicht lahmlegen. Mit dieser Checkliste planen Sie den Umstieg, übernehmen Ihre Daten und erledigen die Meldungen an das Finanzamt in der richtigen Reihenfolge.
Bevor Sie anfangen
Die alte Kasse läuft noch, die neue soll zum Saisonstart bereitstehen. Ein Wechsel gelingt, wenn drei Dinge zusammenpassen: die Daten, die Einrichtung vor Ort und die Meldungen an das Finanzamt. Die folgenden sieben Schritte führen Sie durch alle drei.
Schritt 1: Zeitpunkt und Bestand klären
Planen Sie den Wechsel um Ihre Saison herum, nicht mitten hinein. Ruhige Wochen oder die Zeit zwischen zwei Saisonen eignen sich gut.
Schreiben Sie auf, was heute im Einsatz ist: Kassenplätze, Handhelds, Drucker in Küche und Schank, Kartenterminals, Kundendisplays und angebundene Programme wie das Hotelprogramm. Vieles lässt sich oft weiterverwenden. Das prüfen Sie am besten gemeinsam mit dem neuen Anbieter.
Schritt 2: Daten sichern und übernehmen
Artikel, Preise, Warengruppen, Tischpläne und Kundendaten müssen nicht neu eingetippt werden. Sie lassen sich aus dem bisherigen System übernehmen, etwa per Excel-Liste, oder aus Ihrer Speisekarte aufbauen.
Sichern Sie vorher alles, was Sie aus der alten Kasse behalten müssen: Umsätze, Journale, Tagesabschlüsse und die Daten für die Finanzverwaltung. Diese Daten bleiben aufbewahrungspflichtig, auch wenn die alte Kasse nicht mehr läuft (siehe Schritt 7).
Schritt 3: Die neue Kasse vorab einrichten
Tastaturen, Tischpläne, Drucker, Küchenbons, Zahlungsanbindung und Fiskalisierung werden vor dem Start eingerichtet und getestet. So sehen Sie Ihre Kasse, bevor sie im Betrieb steht, und können Tastenbelegung und Abläufe noch anpassen.
Testen Sie typische Situationen: einen Tisch splitten, einen Gutschein einlösen, eine Rechnung stornieren, einen Bon an die Küche schicken.
Schritt 4: Die alte Kasse ordnungsgemäß abschließen
Hier geht es um die gesetzlichen Pflichten beim Ende einer Kasse.
In Österreich:
- Erstellen Sie auf der alten Kasse einen Schlussbeleg. Drucken Sie ihn aus oder erstellen Sie ihn elektronisch.
- Sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) der alten Kasse und bewahren Sie es zusammen mit dem Schlussbeleg auf.
- Melden Sie die Außerbetriebnahme der Kasse und, falls sie nicht weiterverwendet wird, der Signatureinheit über FinanzOnline.
- Eine außer Betrieb genommene Signatureinheit darf innerhalb desselben Unternehmens wiederverwendet werden.
In Deutschland:
- Exportieren Sie die Daten der alten Kasse und der TSE vollständig, bevor Sie Geräte zurückgeben oder abbauen.
- Melden Sie die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats über ELSTER. Dabei übermitteln Sie eine aktualisierte Mitteilung mit allen Systemen der Betriebsstätte.
Schritt 5: Die neue Kasse anmelden
In Österreich: Mit der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung erstellt die neue Kasse einen Startbeleg. Spätestens eine Woche danach müssen Signatureinheit und Kasse in FinanzOnline registriert und der Startbeleg geprüft sein, mit der App „BMF Belegcheck“ oder über den Webservice aus der Kassensoftware. Den Startbeleg drucken Sie aus und bewahren ihn auf.
In Deutschland: Melden Sie die neue Kasse mit TSE innerhalb eines Monats nach der Anschaffung über ELSTER. Alle Systeme einer Betriebsstätte gehören in dieselbe Mitteilung. Das gilt auch für gemietete Kassen.
Wechseln Sie nur die Software und behalten Geräte, klären Sie mit dem neuen Anbieter, welche Meldungen in Ihrem Fall nötig sind.
Schritt 6: Das Team schulen
Die wichtigsten Handgriffe sitzen, bevor der erste Gast bestellt. Bewährt hat sich eine Aufteilung in drei Teile: die Kasse am Gerät für das Service, das Backoffice für die Leitung und ein kurzer Spickzettel für Aushilfen und Saisonkräfte.
Üben Sie mit Trainingsbuchungen, nicht mit echten Umsätzen. In Österreich werden Trainingsbuchungen als solche gekennzeichnet und wirken sich nicht auf den Umsatzzähler aus.
Schritt 7: Starttag begleiten und nachkontrollieren
Am ersten Tag sollte jemand erreichbar oder vor Ort sein, der die neue Kasse kennt. Kontrollieren Sie nach dem ersten Abend den Tagesabschluss, die Belege und die Bons in Küche und Schank.
In den ersten Wochen prüfen Sie außerdem:
- Stimmen die Exporte für Ihre Steuerberatung?
- Wird in Österreich der erste Monatsbeleg der neuen Kasse erstellt?
- Sind die Daten der alten Kasse sicher abgelegt?
Die Aufbewahrungsfristen laufen weiter. In Österreich bewahren Sie Belege und Aufzeichnungen grundsätzlich sieben Jahre auf. In Deutschland sind es für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und für Buchungsbelege acht Jahre. Nach einem Systemwechsel müssen die alten Daten in Deutschland maschinell auswertbar bleiben; ab dem sechsten Jahr nach der Umstellung genügt es, sie auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten.
So läuft der Umstieg zu GASTON
Wir übernehmen Ihre Artikel, Preise, Warengruppen, Tischpläne und Kundendaten aus Ihrem bisherigen System oder aus Ihrer Speisekarte. Aus einer bestehenden Gaston-Kasse übernehmen wir alles, inklusive Umsätzen und Fiskaldaten. Tastaturen, Drucker, Küche, Zahlungsanbindung und Fiskalisierung richten wir vorab ein und testen sie. Wir schulen Ihr Team und sind am Starttag erreichbar oder vor Ort. Danach übernimmt unser Support.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der Umstieg?+
Je nach Betrieb meist wenige Tage Vorbereitung und ein Starttag. Die Vorbereitung passiert beim Anbieter, Ihr Betrieb läuft solange weiter.
Kann ich meine Geräte behalten?+
Oft ja. Kassen, Drucker und Terminals werden bei der Beratung geprüft.
Was passiert mit den Daten der alten Kasse?+
Sie bleiben aufbewahrungspflichtig, in Österreich grundsätzlich sieben Jahre, in Deutschland für Aufzeichnungen zehn Jahre. Sichern Sie sie vor dem Abbau vollständig.
Muss ich die alte Kasse beim Finanzamt abmelden?+
Ja. In Österreich melden Sie die Außerbetriebnahme über FinanzOnline, nach einem Schlussbeleg. In Deutschland melden Sie die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats über ELSTER.
Quellen
- Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, Abschnitte 3.5 und 3.6, BMF, 2. Jänner 2026
- Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) – RIS
- BMF Belegcheck-App – BMF
- § 146a AO – Gesetze im Internet
- § 147 AO, Aufbewahrung – Gesetze im Internet
- Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme – ELSTER
Rechtsstand und Prüfung: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.