Ratgeber · Recht Deutschland

Kassensystem in Deutschland: KassenSichV, TSE und Belegausgabepflicht

Wer in Deutschland mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet, braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, gibt Belege aus und meldet die Kasse beim Finanzamt. Hier finden Sie die Pflichten im Überblick, einschließlich der geplanten Änderungen ab 2028.

Stand: 28. September 2026 · fachlich geprüft

Gibt es eine Kassenpflicht?

Heute noch nicht. Der Gesetzgeber hat sich bei der Einführung der Regeln für elektronische Kassen gegen eine allgemeine Registrierkassenpflicht entschieden. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin erlaubt, die Aufzeichnungen müssen aber einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

Wer ein elektronisches Kassensystem verwendet, muss es mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Das regeln § 146a der Abgabenordnung und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Das soll sich ändern. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen. Er sieht ab 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 100.000 Euro vor. Ausgenommen sein sollen Betriebe mit Barumsätzen unter 12.000 Euro im Jahr. Belege sollen ab 2028 digital bereitgestellt werden, per QR-Code am Kassendisplay, Download-Link oder im Kundenkonto. Wer einen Papierbeleg möchte, soll ihn weiterhin bekommen. Stand September 2026 ist das ein Entwurf und noch kein geltendes Recht.

Was die TSE macht

Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie protokolliert jeden Geschäftsvorfall so, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Zertifiziert werden die Einrichtungen vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das die zertifizierten Produkte veröffentlicht.

Nicht jedes Gerät mit Geldfach fällt unter die Regeln. Ausgenommen sind unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte.

Belegausgabepflicht

Der Gast zahlt, und er bekommt einen Beleg. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen.

Auf den Beleg gehören unter anderem Name und Anschrift des Unternehmens, Datum und Uhrzeit, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag sowie die Seriennummern von Kasse bzw. Sicherheitsmodul, Signaturzähler und Prüfwert. Die TSE-Angaben dürfen auch über einen QR-Code lesbar sein.

Der Beleg kann auf Papier oder, mit Zustimmung des Gastes, elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Eine Ausnahme ist möglich: Wer Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft, kann beim Finanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Sie wird nur auf Antrag und aus Zumutbarkeitsgründen gewährt und kann widerrufen werden.

Mitteilung an das Finanzamt über ELSTER

Seit 1. Januar 2025 melden Sie Ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme elektronisch über „Mein ELSTER“ oder eine passende Software. Gemeldet werden unter anderem Art und Seriennummer von Kasse und TSE sowie Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum.

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden.
Neue Systeme melden Sie innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
Die Außerbetriebnahme melden Sie ebenfalls innerhalb eines Monats.

Je Betriebsstätte werden alle Systeme gemeinsam in einer Mitteilung übermittelt. Kommt eine Kasse dazu oder fällt eine weg, übermitteln Sie eine aktualisierte Mitteilung für die ganze Betriebsstätte. Das gilt für gekaufte ebenso wie für gemietete Systeme.

Datenexport für die Prüfung

Bei einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau werden die Kassendaten in einem einheitlichen Format übergeben: der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K). Das Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht die jeweils gültige Fassung. Ihr Kassensystem sollte diesen Export auf Knopfdruck liefern.

Kassen-Nachschau

Das Finanzamt kann ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten vorbeikommen und die Kassenaufzeichnungen prüfen. Sie legen dann Aufzeichnungen und Unterlagen vor, geben Auskunft und ermöglichen den Zugriff auf die elektronischen Daten. Ergeben sich Auffälligkeiten, kann die Prüferin oder der Prüfer ohne weitere Ankündigung zu einer Außenprüfung übergehen.

Wenn die TSE ausfällt

Fällt nur die TSE aus, darf die Kasse bis zur Behebung weiter genutzt werden. Die Belegausgabepflicht bleibt bestehen; der Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein, etwa durch die fehlende Transaktionsnummer. Dokumentieren Sie Dauer und Grund des Ausfalls und lassen Sie die Ursache unverzüglich beheben.

Aufbewahrung

Bücher und Aufzeichnungen bewahren Sie zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre. Wechseln Sie das Kassensystem, müssen die alten Daten für diese Zeit auswertbar bleiben.

Bußgelder

Wer ein elektronisches Kassensystem nicht oder nicht richtig verwendet oder es nicht oder nicht richtig durch eine TSE schützt, handelt ordnungswidrig. Das kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

E-Rechnung im Gastgewerbe

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen ausstellen, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

So unterstützt GASTON

KassenSichV mit TSE ist in GASTON eingebaut. Den Export im Format der Finanzverwaltung erstellen Sie aus der Verwaltung, und den täglichen Selbsttest der TSE führt GASTON automatisch aus. Geschäftsgäste erhalten auf Wunsch eine E-Rechnung im Standardformat direkt aus dem Beleg. Die Fiskalisierung gibt es für Deutschland und Österreich.

Häufige Fragen

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?+

Ja. Elektronische Kassen melden Sie über ELSTER, neue Systeme und Außerbetriebnahmen innerhalb eines Monats. Je Betriebsstätte gehen alle Systeme in einer Mitteilung ein.

Darf ich den Beleg nur digital ausgeben?+

Ja, wenn der Gast zustimmt. Ab 2028 sollen digitale Belege nach dem Gesetzentwurf der Bundesregierung der Standard werden.

Was passiert, wenn die TSE ausfällt?+

Sie dürfen weiter kassieren. Der Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein und dokumentiert werden, die Ursache beheben Sie unverzüglich.

Wie hoch sind die Bußgelder?+

Wer die Kasse nicht richtig verwendet oder nicht richtig mit einer TSE schützt, riskiert eine Geldbuße bis 25.000 Euro.

Nächster Schritt

GASTON: KassenSichV mit TSE eingebaut oder Online-Termin anfragen.

Quellen

Rechtsstand und Prüfung: 28.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.